Một số lưu ý cho người xây dựng tổ chức

Có nhiều độc giả liên hệ và mong muốn được tôi chia sẻ về kinh nghiệm xây dựng tổ chức khoa học như IBSG, tổ chức sự kiện như seminar hàng tháng mà IBSG đã làm, cũng như kinh nghiệm của một người đại diện tổ chức như bản thân tôi.

Với IBSG, thì mục đích là chia sẻ kiến thức. Do đó, chúng tôi không giấu đi bất cứ bí quyết nào trong các công việc mà chúng tôi làm, nếu như các bạn mong biết. Chúng tôi mong muốn mô hình IBSG sẽ được nhân rộng tới nhiều tỉnh, thành và đi sâu vào mỗi trường.

Tôi mượn chương trình seminar Tháng Sáu tại Đại học Y Dược TP.HCM và các bài viết để chia sẻ với quý độc giả về ba nội dung nhỏ trong kinh nghiệm cá nhân:

1. Những điều cần có của một người làm truyền thông khoa học (kỳ trước)
2. Một số lưu ý cho người xây dựng tổ chức (kỳ này)
3. Protocol tổ chức seminar học thuật của IBSG (kỳ sau)

Về xây dựng tổ chức, với kinh nghiệm của tôi, thì trong cả công việc tổ chức hay công việc truyền thông cho IBSG, thì yếu tố quan trọng đầu tiên vẫn là con người.
Do đó cái đầu tiên phải có là nhân sự.

Nhân sự như thế nào? Đây là quá trình người xây dựng đi tìm lửa.

Lửa từ trong chính chuyên ngành, trong lĩnh vực mà Nhóm hướng đến, hoạt động. Điều may mắn là chúng tôi có những con người có lửa từ thành viên Câu Lạc Bộ Đọc Báo CNSH – Y Sinh. Đây là những hạt nhân để phát triển IBSG thành một mạng lưới.

Khi đã tìm được lửa, thì phải biết giữ lửa.

IBSG có những hoạt động tương tác thường xuyên, training, hỗ trợ cho các thành viên, và cũng có những trách nhiệm cho các thành viên khi tham gia nhóm.

Chúng tôi cần đúng người, đúng việc. Do đó người trong IBSG là những người quan tâm, học tập hay làm việc trong lĩnh vực CNSH và Y Sinh.

Việc tìm lửa, giữ lửa và phát triển ngọn lửa lớn hơn, là việc quan trọng trong gây dựng và tổ chức Nhóm.

Lãnh đạo lớn nhất của IBSG là Trần Lê Huy Vũ với vai trò vạch ra viễn kiến, lên kế hoạch phát triển, phụ trách công việc nhân sự, điều hành, phân phối công việc cho từng ban trong Nhóm lớn IBSG.

Dưới Nhóm lớn, là các bộ phận, chuyên về các việc như Viết bài, Xây dựng thương hiệu, Đối ngoại, IT, Design,…

Dưới các bộ phận, đặc biệt là bộ phận Viết bài, là các nhóm nhỏ, chuyên về chuyên môn hẹp, như Vi sinh, Sinh học Phân tử Tế bào, Ung thư, Tin sinh,…

Người giỏi không phải là người biết làm hết tất cả mọi việc. Và người lãnh đạo giỏi cũng không phải là người ôm hết tất cả các việc để làm. Mà là người truyền được động lực cho các bạn, cũng như chỉ hướng và phân phối công việc để làm sao đúng người, đúng việc và người nhận việc có được động lực làm việc.

Đây là công việc mà bộ phận xây dựng một tổ chức như cộng đồng khoa học hay bất cứ tổ chức nào phải nắm được.

Nội dung luôn luôn là vua.

Nếu không có chất lượng về nội dung, thì không phát triển những điều sau đó. Mà muốn chất lượng về nội dung, thì chính mỗi nhân sự phải có chất lượng, phải có kiến thức nền tảng. Đó là lý do mà các thành viên ở IBSG, trong bộ phận viết bài, luôn xuất thân từ lĩnh vực CNSH hoặc Y Học.

Đội ngũ lãnh đạo và quản trị cũng vậy, nhưng để lãnh đạo và quản trị nhóm, thì bên cạnh kiến thức nền còn phải bổ sung rất nhiều kỹ năng mềm trong việc lãnh đạo và quản trị.

Về cơ cấu tổ chức: Phải rõ ràng. Phân chia các ban, nhóm cụ thể.

Khoa học rất rõ ràng. Tổ chức khoa học càng phải rõ ràng. Người tổ chức phải phân chia được các bộ phận dưới tổ chức và các cấp độ hoạt động dưới bộ phận nữa, từ tổ chức lớn cho đến khi chạm tới từng cá nhân. Muốn phát triển tổ chức thì phải coi trọng mỗi cá nhân, và phải làm sao để bất cứ mỗi cá nhân đều được chạm tới, được đóng góp sự hữu ích của họ và họ phải cảm giác được sự hữu ích đó cũng như người đứng đầu lãnh đạo Nhóm.

Mỗi người, một việc, làm đúng việc của mình. Người lãnh đạo cũng là người đang làm đúng công việc gọi tên là lãnh đạo, chứ không phải là một người cao cấp hơn những người làm những công việc khác.

Sau khi xây dựng cơ bản về các bộ phận và định hình tổ chức, thì những người xây dựng tổ chức phải vạch ra viễn kiến 5 năm, 10 năm,… Dưới mức đó là kế hoạch 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 1 năm,… để làm sao đạt được viễn kiến đã vạch.

Và một phần trong kế hoạch mỗi tháng của IBSG, chính là seminar định kì. Và việc tương tác, hỏi đáp bài vở của các độc giả. IBSG chia sẻ bài viết với cộng đồng thông qua fanpage. Các thành viên và các độc giả có được cầu nối với các thành viên Ban cố vấn và các anh chị hỗ trợ cho các bạn về kiến thức cũng như giúp biết về các cơ hội học tập, làm việc trong ngành trong hay ngoài nước.

Trong kỳ bài tới, tôi sẽ chia sẻ với quý độc giả về “Protocol tổ chức seminar học thuật của IBSG”.

Trân quý,

Đại diện IBSG

Tuệ An